3 stratégies pour mieux gérer les réunions grâce à la technologie

Les réunions peuvent être ennuyeuses, frustrantes et chronophages. Elles sont souvent gâchées par des réunions qui sont mal gérées et qui manquent d’apports précieux de la part des participants. Mais il existe un moyen de les améliorer.

Pour que les réunions soient productives, vous devez travailler plus intelligemment et pas seulement plus dur. Il existe plusieurs façons d’y parvenir, notamment en utilisant la technologie, qui facilite l’organisation de la réunion, l’envoi de rappels pour les réunions à venir, le partage des points de l’ordre du jour avant le début de la réunion et la collecte de commentaires après la fin de la réunion. Voici trois façons d’utiliser la technologie lors de votre prochaine réunion.

Rendre les réunions plus interactives grâce à la technologie

L’utilisation de la technologie dans les réunions est un excellent moyen de les rendre plus interactives. Vous pouvez utiliser un générateur d’ordre du jour pour organiser les sujets de discussion et l’envoyer aux participants avant le début de la réunion. L’ordre du jour comprendra également un lien permettant de rejoindre la réunion par téléphone ou par vidéoconférence. Les participants peuvent consulter, modifier et ajouter des éléments depuis leur téléphone ou leur tablette pendant la réunion. Cela permettra aux gens de partager des idées sans avoir à s’exprimer devant tout le monde.

Une autre façon de rendre les réunions plus productives est d’utiliser des sondages et des enquêtes pendant la réunion. C’est un excellent moyen d’obtenir un retour sur votre travail ou de mesurer l’intérêt pour une idée sans que les gens se sentent isolés ou gênés. Vous pouvez même utiliser une application qui s’intègre à votre calendrier afin de savoir quand les réunions importantes auront lieu et lesquelles vous devez préparer.

Le dernier moyen est d’utiliser une application de prise de notes comme Evernote ou OneNote. Ces applications vous permettent de prendre des notes pendant la réunion et de les télécharger par la suite, de sorte qu’elles soient toutes sauvegardées au même endroit pour être consultées ultérieurement.

Envoyez des rappels pour les réunions à venir

Pour vous assurer de ne pas oublier une réunion à venir, utilisez une technologie comme Google Agenda pour configurer des rappels. Ainsi, vous ne manquerez pas une réunion importante. Si vous dirigez une entreprise et que des employés doivent assister à la réunion, envoyez un courriel de rappel. Si vous êtes sur le planning et que vous oubliez la réunion, votre téléphone vous avertira automatiquement qu’une réunion est prévue dans votre agenda pour ce jour et cette heure.

Recueillir les réactions après la réunion

Le retour d’information de fin de réunion est un élément crucial du processus de réunion. Il peut être utilisé pour améliorer les réunions futures et les rendre plus productives. Mais comment obtenir un retour des participants ? Vous pouvez distribuer une enquête par courrier électronique et demander des commentaires, ou vous pouvez utiliser la technologie à la fin de votre réunion.

Essayez quelque chose de simple, comme demander à chaque participant d’évaluer la réunion sur une échelle de un à cinq avant de partir. Cela permettra de s’assurer que toutes les opinions sont entendues et pas seulement celles qui veulent s’exprimer devant le groupe. Vous pouvez également demander aux participants ce qu’ils ont aimé de la réunion, ce qu’ils n’ont pas aimé et comment elle aurait pu être améliorée. Vous leur montrerez ainsi que vous vous intéressez à leurs contributions et que leurs commentaires sont importants.

Conclusion

La technologie a transformé notre façon de communiquer et les réunions ne font pas exception. En l’intégrant à vos réunions, vous pouvez les rendre plus efficaces et interactives.

La technologie a transformé notre façon de communiquer et les réunions ne font pas exception. En l’intégrant à vos réunions, vous pouvez les rendre plus efficaces et plus interactives.

La première étape consiste à rendre vos réunions plus interactives grâce à la technologie, par exemple en utilisant la vidéo et le partage d’écran pour démontrer votre point de vue. Vous pouvez également utiliser des outils comme Doodle pour organiser des réunions avec votre équipe qui soient plus efficaces et moins chronophages.

L’étape suivante consiste à envoyer des rappels pour les réunions à venir, ce qui vous aidera à garder la maîtrise de votre emploi du temps et à éviter d’oublier des rendez-vous. La meilleure façon de procéder est de définir des alertes dans votre calendrier ou d’utiliser une application telle que Google Calendar ou Outlook qui peut vous envoyer des rappels.

Enfin, recueillez des commentaires après la réunion en envoyant une enquête aux personnes présentes. Vous obtiendrez ainsi des informations précieuses sur les impressions de votre équipe concernant la réunion, ce qui vous permettra d’améliorer les réunions futures.

Pour vous aider à garder le contrôle de vos réunions, suivez ces trois stratégies pour une meilleure gestion des réunions !