7 conseils et outils de gestion du temps pour votre agence
Gérer une agence prospère peut être un défi. Il se peut que vous n’ayez pas assez de temps pour tout faire, et que vous passiez des jours sans faire de pause. Et la question de la gestion du temps ne s’arrête pas là. Vos employés ont également besoin d’aide pour gérer leur temps !
Des études ont montré que ceux qui sont capables de bien gérer leur temps ont des niveaux de productivité et de moral plus élevés. Cet article de blog vous donnera 7 outils et conseils pour vous aider, vous et votre équipe, à mieux gérer votre temps. C’est une question d’efficacité !
Comprendre le problème
La première étape consiste à comprendre le problème. De combien de temps disposez-vous réellement ? Et combien de temps consacrez-vous à chaque tâche ? La gestion du temps consiste à être efficace avec son temps. Vous devez comprendre où va votre temps afin de pouvoir apporter des changements.
Qu’est-ce que la gestion du temps ?
La gestion du temps consiste à utiliser le temps de manière efficace. Il s’agit d’utiliser son temps de manière judicieuse afin d’accomplir davantage et de se sentir moins stressé.
Si vous avez des difficultés à gérer votre temps, essayez ces 7 outils pour vous aider !
1. Le calendrier : Utilisez un calendrier pour organiser votre journée et réserver des moments précis pour accomplir des tâches.
2. Listes de contrôle : Créez des listes de contrôle pour des projets ou des étapes spécifiques de votre processus de travail et assurez-vous qu’elles sont claires, concises et faciles à suivre.
3. Établissez des priorités : Hiérarchisez vos tâches en fonction de leur importance et de leur urgence ; les tâches urgentes mais non importantes doivent être traitées en premier.
4. Déléguez : Déléguez autant de tâches que possible à d’autres personnes – même si ce n’est que pour une partie de la journée ! Cela vous permettra de consacrer plus de temps aux tâches plus importantes sans être débordé.
5. Faites-le en premier : Faites les choses les plus importantes dès le matin, avant que tout le reste ne se mette en travers de votre chemin !
6. Réfléchissez : prenez un peu de temps chaque jour pour réfléchir à la façon dont vous voulez établir vos priorités pour le lendemain – cela peut être 15 minutes à l’heure du déjeuner ou en fin de journée avant de rentrer chez vous ; cela ne prend pas beaucoup de temps mais cela peut faire la différence ! Vous aurez une meilleure idée de ce qui doit être fait demain, ce qui vous évitera de procrastiner ou de remettre les choses à plus tard, alors qu’elles pourraient ne pas être faites du tout !
L’importance de la gestion du temps
Gérer une agence avec succès peut être un défi. Vous n’avez peut-être pas assez de temps pour tout faire et vous pouvez passer des jours sans faire de pause. Et la question de la gestion du temps ne s’arrête pas là. Vos employés ont également besoin d’aide pour gérer leur temps ! Des études ont montré que ceux qui sont capables de bien gérer leur temps ont des niveaux de productivité et de moral plus élevés. Cet article de blog vous donnera 7 outils et conseils pour vous aider, vous et votre équipe, à mieux gérer votre temps. C’est une question d’efficacité !
7 conseils pour améliorer la gestion du temps
1. Connaître la situation dans son ensemble
Vous devez savoir ce que l’on attend de votre agence. Quels sont les objectifs de l’année ? Qui sont vos clients ? Cela vous donnera une meilleure idée de la manière de hiérarchiser vos tâches.
2. Limitez le multitâche
Selon les recherches, le multitâche peut en fait vous rendre moins productif ! Essayez donc de vous concentrer sur une seule tâche à la fois pour être aussi efficace que possible.
3. Suivez votre temps
Cela peut sembler simple, mais le suivi de votre temps est un élément important de la gestion de votre temps. Notez le temps que vous avez passé sur une certaine tâche ou un certain projet et cela vous donnera une idée précise de l’endroit où passer plus ou moins de temps à l’avenir.
4. Quittez les sessions avec des affaires inachevées
Si la réunion d’aujourd’hui n’est pas terminée, mettez-la à l’ordre du jour de demain afin qu’elle ne soit pas oubliée et ne devienne pas un travail en retard plus tard dans la semaine. De cette façon, tout le monde a la possibilité de faire part de ses idées avant que la tâche ne soit confiée à quelqu’un d’autre ou oubliée !
5. Sortez à l’heure du déjeuner
Des études ont montré que les personnes qui prennent des pauses déjeuner sont plus performantes que celles qui n’en prennent pas, même si elles mangent à leur bureau ! Prenez deux heures de repos par jour à la mi-journée et faites le plein d’air frais ou retrouvez des amis et des membres de votre famille pendant le déjeuner – ou les deux ! Cela vous aidera à rafraîchir votre esprit et votre corps tout en vous donnant plus d’énergie pour le retour au travail.
Faites-en plus en moins de temps
Le premier outil de gestion du temps que vous pouvez utiliser est de faire plus en moins de temps. Vous ne pourrez peut-être pas tout faire, mais vous pouvez établir des priorités dans ce qui doit être fait. Certaines choses sont plus importantes que d’autres, et si vous devez faire quelque chose, vous devez investir votre temps de manière judicieuse. Cela signifie qu’au lieu de travailler pendant trois heures sur une tâche peu prioritaire, vous devriez consacrer ces trois heures à une tâche hautement prioritaire. En fin de compte, en classant par ordre de priorité ce qui doit être fait et en dépensant votre temps judicieusement, vous serez en mesure d’accomplir beaucoup plus en moins de temps.
Simplifier et automatiser les tâches
L’une des clés de la gestion du temps consiste à simplifier et à automatiser les tâches. Les tâches que vous pouvez faire en 10 minutes doivent être faites en 10 minutes, pas en 40. Automatisez les tâches qui se répètent tout au long de la journée, comme l’envoi d’e-mails ou le suivi des prospects, en créant une liste de « tâches à faire ».
Si vous ne voulez pas automatiser une tâche, simplifiez-la. Par exemple, au lieu de passer 30 minutes à rédiger un e-mail qui pourrait l’être en 5 minutes, consacrez 5 minutes à la rédaction et envoyez l’e-mail plus tard. Vous aurez ainsi plus de temps pour vos autres tâches.
Faites un plan pour votre travail quotidien
Il peut être difficile de se concentrer quand on a tant de choses à faire. La première étape consiste donc à établir un plan pour votre journée. Vous pouvez déterminer exactement ce qui doit être fait et bloquer des moments pour le déjeuner et les pauses. Cela vous aidera non seulement à rester concentré, mais vous donnera aussi un sentiment d’accomplissement à la fin de la journée.
Éliminer les distractions et les tâches sans importance
En tant que propriétaire d’une agence, vous avez beaucoup à faire. Vous devez répondre aux courriels, vous assurer que votre équipe est productive, et bien d’autres choses encore. Cependant, cela ne signifie pas que vous avez le temps de tout faire. Une façon de vous assurer que vous vous concentrez sur ce qui compte le plus est d’éliminer les distractions et les tâches sans importance.
Par exemple, si vous envoyez constamment des courriels à des personnes pendant la journée juste pour rester en contact ou si vous consultez Facebook toutes les 15 minutes, arrêtez ! Il est important de s’accorder une pause dans l’assaut constant d’e-mails et de mises à jour des médias sociaux. Et avec toutes les différentes applications disponibles de nos jours (toux-email-toux), il peut être difficile de garder une trace de vos tâches. C’est pourquoi de nombreuses personnes trouvent plus facile d’utiliser un logiciel de gestion des tâches comme Asana ou Trello pour gérer la charge de travail de leurs équipes et leurs tâches personnelles.
Gardez la trace de votre temps
La première et la plus importante chose que vous pouvez faire pour mieux gérer votre temps est de garder une trace du temps que vous passez sur différentes tâches. Vous pouvez utiliser un minuteur ou une application, comme Toggl ou TeamHour.
En gardant une trace du temps que vous passez sur les tâches, il vous sera plus facile d’identifier ce qui doit être fait et où vous devez concentrer votre attention. Cela vous aidera également à traverser votre journée plus efficacement.
Conclusion
La clé du succès réside dans la capacité à bien gérer son temps.
Les conseils que nous avons évoqués ci-dessus vous aideront à en faire plus en moins de temps. Mais même avec une bonne gestion du temps, il est parfois difficile de tout faire.
C’est là que la technologie peut s’avérer utile. Voici quelques-uns des meilleurs outils pour vous et votre agence :
-Toggl : (www.toggl.com) Toggl est un outil de suivi du temps qui permet de suivre facilement le temps passé sur des projets ou des tâches. Vous pouvez créer des projets ou des tâches distincts et facturer les clients à l’heure ou par projet.
-Asana : (www.asana.com) Asana est un outil de gestion de projet et de collaboration qui vous aide à tout organiser, des tâches aux projets, en passant par les fichiers et les conversations, en un seul endroit.
-Wunderlist : (www.wunderlist.com) Wunderlist est une simple liste de tâches et un gestionnaire de tâches doté de fonctionnalités uniques qui vous aident à rester productif et à collaborer avec votre équipe.
-Nozbe : (www.nozbe.com) Nozbe est une puissante application de gestion des tâches qui vous permet de suivre le temps que vous passez sur des projets, des tâches ou tout autre élément.