Comment améliorer la productivité de l’entreprise grâce à la dématérialisation

Le lieu de travail a changé au fil du temps, devenant de plus en plus virtuel. L’évolution de l’ère numérique a entraîné l’essor de nouvelles technologies dans les entreprises qui ont contribué à dématérialiser les opérations. La dématérialisation est un processus par lequel les organisations réduisent la quantité d’objets physiques qu’elles utilisent. Elle peut être aussi simple que le passage aux dossiers électroniques, ou aussi complexe que l’exploitation du big data et de l’intelligence artificielle. L’objectif est de rendre les organisations plus efficaces, plus agiles et plus durables. Cet article examine comment ces nouvelles technologies améliorent les entreprises du monde entier et pourquoi nous devrions tous envisager de les adopter dans nos flux de travail.

Qu’est-ce que la dématérialisation et quels sont ses avantages ?

La dématérialisation est un processus par lequel les organisations réduisent la quantité d’objets physiques qu’elles utilisent. De nombreuses entreprises ont déjà adopté la dématérialisation d’une manière ou d’une autre, notamment en réduisant l’utilisation du papier et le stockage des documents. Les professionnels étant de plus en plus sollicités, de nombreuses entreprises cherchent à réduire leur empreinte carbone en adoptant des dossiers et des documents numériques.

Les organisations qui adoptent cette technologie sont souvent en mesure de réduire les coûts associés au stockage des objets et à leur sécurisation. En outre, elles peuvent également économiser de l’espace. En fait, on estime qu’environ 40 % des espaces de bureau servent à stocker des biens matériels qui pourraient être numérisés ou éliminés complètement. La réduction des biens matériels signifie également une augmentation de la productivité, car il y a moins d’encombrement pour distraire les employés de leur travail.

Pourquoi les organisations dématérialisent-elles leurs opérations ?

Les organisations adoptent la dématérialisation car elle permet d’améliorer leur productivité, leur agilité et leur durabilité. Ce processus réduit la quantité d’objets physiques qu’elles utilisent, ce qui les rend plus efficaces, plus agiles et plus durables. L’un des moyens les plus populaires de dématérialiser les organisations consiste à passer aux documents électroniques. Cela leur permet de réduire le nombre de documents papier stockés dans un classeur ou sur un serveur. Les documents électroniques aident également les organisations dont la main-d’œuvre est de plus en plus mobile en permettant aux travailleurs d’accéder plus facilement aux informations, où qu’ils se trouvent. L’analyse des données peut également être utilisée pour dématérialiser les opérations, ce qui permet aux organisations de prendre des décisions mieux informées et d’éviter les erreurs coûteuses qui auraient pu se produire si elles ne s’étaient appuyées que sur leurs propres données.

Quels sont les risques de la dématérialisation ?

La dématérialisation n’est pas sans risques. Par exemple, si une organisation utilise un système basé sur le cloud pour ses documents, elle devra être en mesure de sauvegarder et de sécuriser les données de manière appropriée. Une stratégie de dématérialisation bien conçue peut contribuer à atténuer ces risques et à assurer le succès d’une organisation.

Le risque que les données ne soient pas sécurisées

Si de nombreuses organisations adoptent ces nouvelles technologies et constatent qu’elles améliorent leur efficacité, il y a un revers à la médaille. La sécurité des données est devenue un problème majeur. Il est difficile de garantir que les données ne seront pas violées ou perdues lorsqu’elles sont stockées sous forme électronique. Les organisations doivent être vigilantes quant à la sécurité de leurs données, en utilisant le cryptage et d’autres techniques pour protéger leurs actifs numériques.

De nombreuses organisations craignent que l’adoption de ces nouvelles technologies n’augmente le risque de violation des données ; c’est pourquoi beaucoup hésitent à prendre le virage des opérations numériques. Mais à cause de la peur de l’inconnu, certaines organisations hésitent à adopter les nouvelles technologies. Le fait est que nous ne savons pas à quoi ressemblera le monde de demain, mais nous pouvons nous préparer dès aujourd’hui en étant plus agiles et efficaces dans nos flux de travail et en adoptant les nouvelles technologies le cas échéant.

Le risque de pression des investisseurs pour réduire les coûts

L’une des raisons d’adopter ces nouvelles technologies est la pression exercée par les investisseurs pour réduire les coûts. Comme il devient plus difficile de réduire les effectifs, de nombreuses entreprises cherchent d’autres moyens de réduire les coûts. L’un de ces moyens consiste à réduire l’espace de bureau physique et à adopter des modèles d’espace de travail virtuel.

La réduction du besoin d’espace de bureau physique peut avoir un impact significatif sur les résultats d’une entreprise. Le coût du maintien d’un bureau physique, y compris le loyer, les fournitures, etc. peut rapidement s’accumuler. En revanche, un bureau virtuel offre bon nombre des mêmes avantages avec des frais généraux minimes. Cela signifie que les entreprises sont en mesure d’économiser de l’argent tout en offrant un environnement de travail exceptionnel à leurs employés et à leurs clients.

Outre la réduction des coûts, la dématérialisation aide également les entreprises à devenir plus agiles sur le marché. Si votre entreprise dépend des stocks ou des livraisons, voir sa chaîne d’approvisionnement perturbée peut être problématique pour toute organisation. En tirant parti de nouvelles technologies comme les capteurs IoT et la technologie blockchain, les entreprises sont en mesure de suivre leurs stocks et leurs expéditions en temps réel, avec un minimum de perturbations si jamais il y a un problème de livraison ou de production. Cela signifie que toute perturbation sera faible et pourra être traitée avant que les choses ne deviennent incontrôlables.

Comment les organisations peuvent-elles atténuer ces risques lorsqu’elles poursuivent une stratégie sans papier ?

Les organisations qui adoptent une stratégie sans papier doivent être conscientes des risques qu’elles prennent. Il est important d’atténuer ces risques avant de se lancer tête baissée.

Le bureau sans papier est souvent considéré comme un moyen de réduire les coûts, mais il existe certains risques que les organisations doivent prendre en compte. Tout d’abord, les entreprises n’ont peut-être pas de plan d’action en cas d’arrêt d’urgence de leurs systèmes informatiques ou de leurs serveurs. Une panne de courant peut aussi potentiellement détruire vos données électroniques. Vous devez donc vous assurer que votre organisation dispose de plans de secours stockés et prêts à être utilisés en cas d’urgence.

Les entreprises doivent également mettre en place des mesures de protection avant de passer complètement à une stratégie sans papier. Par exemple, même si de nombreuses entreprises utilisent désormais des documents électroniques, cela ne signifie pas que toutes les données sont protégées de la même manière. Le cryptage et la sécurité numérique sont tout aussi importants à l’ère numérique qu’à l’époque où les documents étaient conservés sur papier. Vous devez également vous assurer que vous sauvegardez tous vos fichiers en toute sécurité et, si possible, hors site, afin de pouvoir y accéder en cas de problème.

Gouvernance des données

est la clé

La gouvernance des données est un élément important du processus de dématérialisation. Elle permet de s’assurer que les données sont gérées de manière sûre, efficiente et efficace. Sans une stratégie solide de gouvernance des données, votre entreprise pourrait être exposée à des risques de perte de données, de temps d’arrêt ou même d’attaques malveillantes. La gouvernance des données permet également de coordonner les flux de travail et de répondre aux besoins des différents départements de votre organisation. Ainsi, les employés sont en mesure de produire des informations précises et opportunes sans compromettre la sécurité ou la qualité.

Agilité, durabilité et efficacité accrues

L’environnement de l’entrepreneuriat évolue rapidement. Les organisations doivent constamment changer et s’adapter afin de rester dans l’air du temps. Avec la dématérialisation, les entreprises sont en mesure de devenir plus agiles, durables et efficaces.

Des études montrent que les entreprises qui ont adopté cette nouvelle façon de travailler ont deux fois plus de chances d’augmenter leurs revenus et quatre fois plus de chances d’augmenter leurs bénéfices. Cela s’explique par le fait que la dématérialisation crée une culture entrepreneuriale qui favorise l’innovation, la collaboration, l’agilité et la recherche de l’efficacité. Dans l’environnement actuel, où tout va très vite, ces qualités sont plus importantes que jamais.

Afin de tirer le meilleur parti de ce nouveau paradigme de travail, les entreprises doivent faire preuve d’ouverture d’esprit pour adopter les nouvelles technologies dans leur flux de travail. Nombreux sont ceux qui hésitent ou même résistent lorsqu’il s’agit d’apporter des changements – mais ils ne devraient pas l’être ! En adoptant ces nouvelles technologies, votre entreprise s’engagera sur un chemin d’innovation et de croissance que vous n’auriez jamais imaginé possible.